Kundreferens – Fastigo

Extranet för Fastigo medlemmar baserat på SharePoint Online

Bakgrund och behov

client-fastigoFastigo är fastighetsbranschens arbetsgivarorganisation och specialister på branschens arbetsgivarfrågor, har ledande kompetens och agerar som en resurs för sina medlemsföretag.
Ett av Fastigos erbjudanden är att tillhandahålla Arbetsgivarguiden där medlemmar skall kunna hitta all den information som man behöver som arbetsgivare. Arbetsgivarguiden innehåller information om alla avtal och en stor mängd andra dokument som en arbetsgivare behöver, t ex policyer, blanketter, mallar, lagar, AD-domar mm. Innehåller i dessa berör olika ämnesområden och ämnen. Dokumenten kan vara giltiga för ett eller flera avtalsområden.

Fastigo har tidigare haft en extranet lösning som de funnit behov av att förnya och vidareutveckla i syfte att förenkla och förbättra informationen till medlemmarna.

Ett av problemen med den gamla lösningen var att medlemmarna inte kunde hitta de dokument som innehöll informationen de sökte efter även om den fanns tillgänglig i lösningen. De ringde istället in till Fastigo för att fråga och personalen letade då själva upp informationen och skickade till medlemmen via e-post.

Medlemmarnas grundläggande behov är att man snabbt och enkelt vill kunna få tillgång till ett ämnesområde eller en typ av dokument, t ex ett anställningsavtal för ett visst avtalsområde. Kravbilden blir ganska komplicerad beroende på att det är flera målgrupper som skall komma åt olika delmängder av dokumenten. Det finns två accessnivåer för medlemmar som skall komma åt olika många kategorier. Dessutom skall vissa dokumentmängder enbart synas för anställda på Fastigo. Absolut viktigast är att användaren alltid använder rätt avtalsområde, annars kan det begås avsevärda felaktigheter som kan leda till rättsliga efterspel.

Lösningen

Fastigo ArbetsgivarguidenLösningen blev en dokumenthanteringslösning utvecklad i SharePoint Online. Efter att Fastigo under våren 2012 tillsammans med Ways har genomfört en förstudie blev kraven på dokumenthantering tydliga. Målet var att få en långsiktigt hållbar lösning för att hantera innehåll och att för att lösningen skall upplevas som enkel, intuitiv och därmed modern av Fastigos medlemmar.

Navigering är förenklad och gjord på ett sådant sätt att man kan hitta fram till informationen på olika sätt. Det finns stöd för att man skall kunna få fram informationen som man ser den från sitt perspektiv oavsett om man är orienterad efter ämnesområde eller dokumentkategori, dokumenten är alltid filtrerade så att man enbart ser ett avtalsområdes dokument i taget.

Nyttoeffekter

För medlemmen innebär den färdiga lösningen en snabbare och enklare åtkomst till relevant information än man tidigare haft, både för medlemmar och anställda på Fastigo. Målet är att kunder skall uppleva en högre servicenivå.

En sekundär effekt av detta räknar Fastigo med att antalet som ringer in och frågar om dokument kommer att minska och därmed skall den arbetstiden för detta moment kunna minskas. Fastigo räknar även att antalet förhandlingar minskar då medlemmara gör rätt direkt oftare och att det då inte behövs lika många förhandlingar.

För Fastigo som organisation innebär den nya lösningen även att man på ett mycket enklare och effektivare sätt kan administrera och publicera dokument och information. I förra lösningen så kunde man vara tvungen att uppdatera samma information på upp till åtta olika ställen vilket i det nya systemet endast utförs på ett ställe. Detta sparar arbetstid och höjer kvalitetsnivån.

Kontaktinformation

Eva Nildén, Fastigo, eva.nilden@fastigo.se
Per Rolder, Ways, per.rolder@ways.se

Ödsla inte mer tid med din gamla filserver, testa MetaShare idag

Nu kör vi!